Должностная инструкция архивариуса упорядочивает трудовые взаимоотношения. Документ определяет правила подчинения сотрудника, порядок занятия и освобождения его от должности, требования к опыту, образованию, функциональные обязанности, права, виды ответственности.
Используйте представленную ниже типовую форму при разработке должностной инструкции архивариуса предприятия.
Образец типовой должностной инструкции архивариуса
І. Общие положения
1. Архивариус принадлежит к категории «технические исполнители».
2. Назначение или освобождение от должности архивариуса осуществляется приказом генерального директора предприятия по представлению заведующего архивом.
3. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального и опыт аналогичной работы не менее одного года.
4. Архивариус непосредственно подчиняется заведующему архивом.
5. В период отсутствия архивариуса его ответственность, функциональные обязанности, права переходят к иному должностному лицу, назначенному в установленном порядке.
6. Архивариус должен знать:
- правила приема, хранения, обращения, передачи документов в архив;
- единую государственную систему делопроизводства;
- инструкции, нормативные правовые акты, иные руководящие документы по ведению архивного дела на предприятии;
- правила оформления дел, их подготовки к использованию, хранению;
- порядок разработки описаний документов постоянного и временного хранения;
- правила оформления актов об уничтожении документов;
- организационно-штатную структуру предприятия;
- нормы ведения учета и составления отчетности;
- правила обращения со средствами коммуникации;
- основные принципы организации труда;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- нормы делового общения, этики;
- законодательство о труде Российской Федерации;
- нормы охраны труда, правила противопожарной защиты.
7. Архивариус руководствуется в своей деятельности:
- данной должностной инструкцией;
- Уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами предприятия;
- законодательными актами РФ;
- приказами, распоряжениями руководства.
ІІ. Должностные обязанности архивариуса
Архивариус выполняет следующие должностные обязанности:
1. Создает справочную систему документов.
2. Отбирает, упорядочивает, комплектует, использует, обеспечивает сохранность документов.
3. Контролирует ведение, оформление делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.
4. Готовит и своевременно направляет на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации документы о деятельности предприятия.
5. Регистрирует, принимает на хранение документы от структурных подразделений предприятия.
6. Способствует сохранности документов, направленных в архив.
7. Шифрует единицы хранения в соответствии с законодательством РФ.
8. Разрабатывает номенклатуру дел, проверяет верность их состава и оформления при направлении в архив.
9. Создает систему поиска документов, обеспечивает быстрый, удобный доступ к ним.
10. Подготавливает сводные описи единиц временного, постоянного хранения, акты для направления документов на государственное хранение, списание, уничтожение документов.
11. Следит за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях архива.
12. Контролирует состояние документов, своевременность их восстановления, соблюдение условий в помещениях архива для обеспечения их целостности и сохранности.
13. Участвует в работе по экспертизе практической, научной ценности архивных документов.
14. Выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами.
15. Составляет справки на основе сведений, содержащихся в документах архива, подготавливает сведения для составления отчетов о деятельности архива.
16. Использует в работе средства автоматизации учета, коммуникации.
17. Разрабатывает требования, инструкции по организации архивного дела и ведению делопроизводства.
18. Помогает сотрудникам предприятия в поиске необходимых документов.
19. Инструктирует сотрудников о правилах подготовки, сдачи дел в архив.
ІІІ. Права
Архивариус имеет право:
1. Выдвигать в адрес руководства предложения по улучшению своей деятельности и работы предприятия.
2. Принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных обязанностей.
3. Не исполнять свои полномочия при возникновении опасности для здоровья или жизни.
4. Требовать от руководства предприятия создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей, сохранности документов, материальных ценностей.
5. Подписывать документы в пределах своей компетенции.
6. Представлять интересы предприятия в установленном порядке.
7. Сообщать непосредственному начальнику о выявленных недостатках в деятельности предприятия. Выдвигать предложения по их устранению.
8. Получать сведения о решениях руководства предприятия, которые касаются работы архивариуса.
9. Обращаться к специалистам по вопросам, которые выходят за пределы компетенции архивариуса.
10. Получать необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.
11. Вступать в коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений предприятия по рабочим вопросам.
12. Направлять предложения в адрес руководства, которые относятся к деятельности предприятия.
ІV. Ответственность
Архивариус несет ответственность за:
1. Нанесение ущерба предприятию, его сотрудникам, контрагентам, государству.
2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
4. Неправомерное обращение с личными сведениями предприятия, коммерческой тайной, разглашение конфиденциальных данных.
5. Качество ведения отчетной документации.
6. Нарушение положений внутреннего трудового распорядка, норм противопожарной защиты, требований трудовой дисциплины, техники безопасности.
7. Последствия самостоятельных действий и решений.
8. Несанкционированное руководством представление интересов предприятия.
9. Нарушение норм этикета, делового общения.
10. Нарушение требований руководящих документов предприятия.
При составлении резюме по специальности архивариуса - необходимо указать весь существующий опыт работы по специальности, квалификацию, занимаемую должность. Специалист – архивариус должен владеть качественно, осуществлять работу по ведению архивного дела на любом предприятии. Он должен обеспечить сохранность документов, которые поступили в архив. Должна проводиться своевременная регистрация поступивших на хранение документов. Специалист может принимать участие в разработке номенклатурных дел, проверять правильность формирования и оформления их при передаче в архив. Должна проводиться нумерация или шифровка с соответствием действующих норм.
Требования к архивариусу
Основные требования работодателей:
- Знание нормативно правовых актов, положений и других материалов связанных со специальностью.
- Осуществлять порядок приема и сдачи документов в архив, правильное хранение и пользование им.
- Знать обязан основы организации труда и правила эксплуатации предприятий.
- Специалист должен правильно использовать и комплектовать документы, которые принимаются в архив.
- Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение.
- возможно участие в работе по экспертизе научной ценности архивных документов.
- Знание трудового законодательства.
- Порядок учета и формирование отчетности.
- Методы работы с офисной техникой на продвинутом уровне.
- Навыки работы с большим объемом работ.
Дополнительная информация о соискателе
Перед тем как подать резюме детально ознакомьтесь с требованиями работодателя. Детально опишите о умениях, увлечениях, личных качествах, которые могут быть интересны работодателю. Не стесняйтесь, резюме – это детальное описание навыков.
Ищете работу или планируете ее искать?
Вам поможет наш образец заполнения резюме на должность архивариуса (опытного специалиста или новичка без опыта работы). Грамотное резюме сильно повысит ваши шансы на трудоустройство.
Шаблон резюме архивариуса есть в двух видах
- Для опытных специалистов.
- Для тех, у кого опыта пока нет.
Преимущества шаблона
1) Частые приглашения на собеседования. Мы уже многим людям помогли составить «продающее», сильное резюме и поняли, что работает, а что нет. Этот образец составления резюме архивариуса проверен практикой.
2) Стандартный формат. Каждый hr-менеджер и директор мгновенно найдет нужную информацию в резюме. Все просто.
3) Компактность. Если вы думаете, что 4 листа с вашим опытом работы кому-то нужны, вы глубоко заблуждаетесь. Менеджеры по персоналу любят, когда все понятно, удобно и просто. Наш образец – это пример правильного составления резюме для работы архивариусом.
4) Важные вещи наверху. То, что работодателю важно, будет расположено на самом верху и сразу бросится в глаза тем, кто занимается подбором кадров. Это даст вам преимущества перед другими кандидатами.
5) Резюме можно просто менять в зависимости от вакансии. Чтобы быстро найти хорошую работу, эффективнее всего немного менять резюме под каждую вакансию. Все просто – скачайте и используйте наш образец того, как составить резюме архивариуса. Он позволяет вносить изменения моментально.
Чтобы скачать образец резюме архивариуса, нажмите на ссылку ниже.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
1. Общие положения
1.1. Архивариус (архивист) относится к категории технических специалистов.
1.2. Архивариус (архивист) назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
1.3. Архивариус (архивист) подчиняется непосредственно заведующему архивом.
1.4. На время отсутствия архивариуса (архивиста) его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность архивариуса (архивиста) назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.6. Архивариус (архивист) руководствуется в своей деятельности:
Законодательными актами РФ
Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании
Приказами и распоряжениями руководства
Положением об архиве
Настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности архивариуса (архивиста)
Архивариус (архивист) выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Архивариус (архивист) имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом обо всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
К списку должностных инструкций
Профессия архивариус (архивист)
Архивариус - это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение которой направлена профессия архивариуса (архивиста), это правильная организация работы архива и документооборота в нем.
Места работы
Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот: в страховых и финансовых компаниях, банках, на государственных предприятиях.
История профессии
Чтобы лучше понять, кто такой архивариус и чем он занимается, обратимся к истории. В 1720 году Петр I подписал Генеральный регламент или Устав, определяющий основы организации государственного управления в стране и предписывающий ввести во всех государственных органах власти архивы. Вместе с этим была введена и новая должность актуариус - судебный писец, который не только заносил в регистр представляемые в суд акты, но и писал их.
Со временем обязанности актуариуса вышли за рамки судопроизводства, а должность назвали словом архивариус. В процессе становления архивоведения как отдельной научной дисциплины эти термины, ставшие в начале ХХ века синонимами, постепенно были заменены на более современное название - архивист.
Обязанности архивариуса
Основные должностные обязанности архивариуса (архивиста):
Иногда функции архивариуса включают в себя:
Требования к архивариусу
Образец резюме архивариуса
Образование
Стать архивариусом может человек с высшим (можно даже неоконченным) образованием по специальности документоведение или архивное дело. Иногда необходимые умения можно получить на краткосрочных курсах (возможно даже бесплатно предоставляемых биржей труда).
Зарплата архивариуса
Заработная плата архивариуса варьируется от 20 до 70 тысяч рублей в месяц. На оплату труда влияет регион, объем обязанностей и прочие нюансы. Средняя зарплата архивариуса (архивиста) составляет 45 тысяч рублей в месяц.
Составление "продающего" резюме - исправьте ошибки в резюме, получайте больше приглашений на собеседования и найдите работу быстрее!
Должностная инструкция архивариуса (архивиста)
Архивариус занят упорядочиванием и классификацией информации, которая нуждается в сохранении для нужд конкретного предприятия. На эту должность назначается человек, обладающий высоким уровнем внимания.
Образец должностной инструкции (обязанностей) архивиста (архивариуса)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Архивиста (архивариуса) относят к категории технических специалистов.
1.2. Архивиста (архивариуса) назначают на должность и освобождают от нее по представлению заведующего архивом по приказу директора предприятия.
1.3. Архивист (архивариус) непосредственно подчиняется заведующему архивом.
1.4. Во время отсутствия архивиста (архивариуса) его обязанности и права переходят к другому должностному лицу, о чем объявляют в приказе организации.
1.5. Назначается на должность архивиста (архивариуса) лицо, которое имеет профессиональное начальное образование без предъявления требований к стажу работы или полное общее среднее образование и подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.6. Архивист (архивариус) руководствуется в собственной деятельности:
Данной должностной инструкцией
Законодательными актами Российской Федерации
Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом компании, прочими нормативными актами компании
Распоряжениями и приказами начальства.
Положением об архиве
2. Должностные обязанности архивиста (архивариуса)
Архивариус (архивист) выполняет такие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает сохранность и организует хранение документов, которые поступили в архив.
2.2. Регистрирует и принимает документы, поступившие от структурных подразделений на хранение и законченные делопроизводством.
2.3. Принимает участие в создании номенклатуры дел, проверяет правильность их оформления и формирования при передаче в архив.
2.4. Соответственно с действующим законодательством размещает, систематизирует, ведет их учет дел, шифрует единицы хранения.
2.5. Подготавливает сводные описи единиц временного и постоянного сроков хранения и акты для передачи на государственное хранение документов, на уничтожение и списание материалов, у которых сроки хранения истекли.
2.6. Ведет работу по разработке справочного аппарата по документам, обеспечивает их быстрый и удобный поиск.
2.7. Принимает участие в работе по экспертизе практической и научной ценности архивных документов.
2.8. Следит за своевременностью восстановления и состоянием документов, соблюдением условий, которые нужны для обеспечения их сохранности, в помещениях архива.
2.9. Регулирует соблюдение в помещении архива правил противопожарной защиты.
2.10. Выдает соответственно с поступающими запросами архивные документы и копии, составляет справки, которые необходимы на основании сведений, которые имеются в архивных документах, подготавливает для составления отчетности данные о работе архива.
2.11. Принимает участие в экспертизе ценности архивных документов.
2.12. Принимает меры, которые необходимы по использованию современных технических средств в работе.
3. Архивист (архивариус) имеет право:
Права архивариуса (архивиста):
3.1. Ознакомляться с проектами решений начальства предприятия, которые касаются его деятельности.
3.2. Вносить предложения по улучшению работы, которая связана с обязанностями, которые предусмотрены настоящей инструкцией.
3.3. В границах компетенции сообщать заведующему архивом обо всех недостатках в деятельности отдельных работников, структурных подразделений, предприятия, которые выявлены в процессе исполнения должностных обязанностей и прав и вносить предложения, как их устранить.
3.4. Запрашивать по поручению заведующего архивом или лично от специалистов и руководителей подразделений предприятия документы и информацию, которые необходимы для исполнения его должностных обязанностей.
3.5. Требовать от начальства предприятия оказывать содействие в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных данной должностной инструкцией.
4. Ответственность архивиста (архивариуса)
Архивист (архивариус) ответственен:
4.1. За неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, - в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности.
Образец резюме - архивариус
Специалист архива.
«Русфинанс банк», архив.
Обязанности: выемка, приобщение, выверка, сканирование, отправка документов банка.
12.2009 - 05.2010гг.
Библиотекарь.
МУК «Балаковская городская центральная библиотека».
Обязанности: информационное обеспечение читателей работа с книжным фондом, на компьютере.
Секретарь.
ООО «Русская Торговая Компания».
Салон красоты.
Дополнительная информация:
Семейное положение: замужем
Дети: нет.
Цель: получить должность, связанную с административной работой, обеспечением документирования и организацией работы с документами, с работой на компьютере помощь руководителю.
Приоритетное направление: должность администратора, либо секретаря, делопроизводителя, архивариуса, оператора ПК.
Мотивация: стабильное финансовое положение наличие соц. пакета перспектива карьерного роста.
Личные качества . общительность уверенность в себе целеустремленность, ответственность и добросовестность в работе.
Компьютерные навыки и знания: уверенный пользователь. Программы: Microsoft Office Word, Excel, Power Point Fine Reader e-mail Internet.
Знание языков: английский (базовый).
Вредных привычек не имею.
Контактная информация:
Архивариус, резюме
Ведение кадрового документооборота, знание компьютерных программ:1С:Зарплата и Кадры -версия 7.7, 1С:Зарплата и Управление персоналом-8.2 версия, Консультант, Гарант, Отдел кадров, Координатор, Интернет, умение обращаться с офисной. еще техникой. Коммуникабельность, неконфликтность, вредных привычек нет, стремление выходить из тяжелых жизненных ситуаций без потерь, умение сглаживать острые углы.
Владение компьютером на уровне хорошего пользователя, работа с MS Office, офисными программами и техникой: сканер, Adobe Photoshop, ABBYY FineReader Professional Edition, Конвертаторы PDF-документов. Знание СПС Гарант. еще КонсультантПлюс, 1С:предприятие ЗУП. Кадры. Личные качества: Ответственность, целеустремленность, самостоятельность, грамотность, коммуникабельность.
Коммуникативные навыки, ответственность, инициативность, умение работать в команде, обучаемость, целеустремленность, активная жизненная позиция.
Целеустремленный‚ стрессоустойчивый‚ желание обучаться‚ коммуникабельный‚ доброжелательный‚ ответственный‚ стремление к карьерному росту, нацеленность на результат, энергичен, дисциплинирован.
Обладаю организаторскими навыками. в совершенстве знаю работу по призыву в армию, учет и комплектование специалистов и техники согласно моб. планов, делопроизводство (простое, секретное, архив), Опыт работы на руководящих должностях более 35 лет. еще в том числе 16 лет - директор коммерческих структур.
Уверенно пользуюсь ПК (MS Word, Excel, Power Point, Access), СЭД, оргтехникой. Личные качества: коммуникабельна, ответственна, пунктуальна.
Быстрая обучаемость, аккуратность, ответственность, без вредных привычек, усидчивость, умение работать с офисной техникой.
Опыт работы бухгалтером до 2-х лет, помощником бухгалтера (архивные документы) 1 год, оператором ЭВМ (со стат. мед.документами) до 3-х лет, кассиром и оператором связи 5 лет (с ден. наличностью и ТМЦ), курьером 3 года. еще воспитателем 5 лет (Детский сад и Школа). Личные качества: без вредных привычек, аккуратность, ответственность.
Высокая работоспособность, умение работать с техническими средствами обучения, Компьютер (Word, Excel, Skype, эл.почта), скан, принтер, факс, интернет, исполнительность, ответственность, легко обучаемая.
Высокая работоспособность, умение работать с техническими средствами, Компьютер (Word, Excel, Skype, эл.почта, интернет), принтер, скан, исполнительность, ответственность, легко обучаемая.
