Какие функции выполняет документ «Заказ поставщику. Оформление заказов клиентов и заказов поставщику Создание заказа поставщику

Документ «Заказ поставщику» используется для регистрации предварительной договоренности о покупке у поставщика записей номенклатуры и имеет возможность быть документом, на основе которого выполняется оплата и принятие записей номенклатуры.

Записи номенклатуры, по которым зарегистрирован заказ на поставку, учитываются, как предполагаемые записи номенклатуры.

В документе реализованы такие виды операций:

* Покупка, комиссия;
* Переработка;

* Оборудование.

Документом с видом операции «Покупка, комиссия» регистрируют желание приобрести товары у поставщика либо получить на продажу товары у комитента. Какой заказ заполняется - заказ покупателя либо заказ комитенту, определяется видом договора, который задан в документе. Данные о заказанных товарах, материалах заполняются на панели «Товары».

Документом с видом операции «Оборудование» регистрируют желание приобрести у поставщика материальные ценности, которые являются оборудованием. В таком случае в документе имеет возможность быть задан лишь договор с видом договора «С поставщиком». Принимать оборудование на продажу от комитента запрещено. Информация о заказанном оборудовании заполняется на обособленной закладке «Оборудование». Вместе с обрудованием поставщику имеют возможность быть заказаны товары либо материалы, которые отражаются на панели «Товары».

Документом с видом операции «Переработка» регистрируют заказ поставщику на изготовление продукции либо полуфабрикатов из собственного сырья либо сырья контрагента. В данном случае в документе имеет возможность быть задан лишь договор с видом договора «С поставщиком». Информация о продукции и полуфабрикатах, которые должен изготовить переработчик, выбирается на панели «Продукция». Если для изготовления продукции нужно передать переработчику собственные материалы, то список подобных материалов выбирается на панели
«Материалы».

В заказе поставщику допустимо формировать желание принятия добавочных услуг, соединенных с приобретением либо изготовлением материальных ценностей, к примеру,услуг по транспортировке данных ценностей. Данные об услугах отражаются на панели «Услуги».

В заказах на поставку товаров либо оборудования также допустимо определить список возвратной тары поставщика, в которой от него будут приняты материальные ценности. Данные о возвратной таре поставщика отражаются на закладке «Тара».

В программе существует возможность формирования заказов поставщикам из документа «План закупок», а также возможность автоматизированного создания заказов поставщикам с помощью обработки «Календарный план закупок».

Контроль платы по заказу поставщику выполняется согласно с заданным случаем контроля взаимных расчетов с контрагентом в договоре.

Коректировка заказа поставщику создается при помощи документа «Корректировка заказа поставщику», который допустимо ввести на основе заказа.

В конфигурации допустимо вести планирование исходящих платежей. Для планирования исходящих платежей на основе документа «Заказ поставщику» вводится документ «Заявка на расходование денег». Для планирования платежей в документе «Заказ поставщику» реализованы поля:

* Оплата - в данном поле выбирается ожидаемая дата платы поставщику;

* Банк/касса - в данном поле задается р/с, с которого планируется перевести деньги поставщику в ситуации платы по безналу либо касса, из которой планируется сделать оплату поставщику налом.

Для регистрирования платы поставщику, на основе документа «Заказ поставщику» допустимо создать документ
«Расходный кассовый ордер» в ситуации наличной платы либо зарегистрировать безнальную оплату при помощи разных платежных документов.

Поступление записей товаров и оборудования по зарегистрированному заказу создается при помощи документа
«Поступление товаров и услуг». Поступление изготовленной переработчиком продукции и полуфабрикатов по заказу создается документом «Поступление товаров из переработки» , а случай принятия услуг по переработке документом «Получение услуг по переработке» .

В конфигурации имеется возможность определить для заказов, произведенных поставщикам, для исполнения каких заказов покупателей, внутренних заказов, заказов на производство они назначены. Этот алгоритм называется размещением заказов в заказах поставщикам. Размещение выполняется лишь в по сути зарегистрированных заказах поставщикам, а не в планируемых.

Чтобы во время оформления заказа поставщику разместить в нем заказ (покупателя, внутренний, заказ на производство) требуется указать данный заказ в табличной части в колонке «Заказ».

Если в заказе поставщику задан вид операции «Покупка, комиссия», то в нем допустимо выполнить размещение товаров из заказов покупателей, внутренних заказов, потребностей заказов на производство (на панели
«Товары»), а также размещение возвратной тары из заказов покупателей и внутренних заказов (на панели
«Тара»).

Если в заказе поставщику задан вид операции «Оборудование», то в нем допустимо выполнить размещение товаров из заказов покупателей, внутренних заказов, потребностей заказов на производство (на панели «Товары»), а также размещение возвратной тары из заказов покупателей и внутренних заказов (на панели «Тара»).

Если в заказе поставщику задан вид операции «Переработка», то в нем допустимо выполнить размещение продукции, полуфабрикатов из заказов покупателей, внутренних заказов, потребностей заказов на производство (на закладке «Продукция»).

Для снятия заказов поставщикам с учета реализован документ «Закрытие заказов поставщикам».

Выгрузка документа в формате CommerceML

Для выгрузки документа в формате CommerceML в меню формы документа существует кнопка «Выгрузить в формате CommerceML». Выгрузка происходит в двух способах по выбору – в файл либо во вложения электронного письма. Во время выбора вида выгрузки «в файл» будет активирован диалог выбора файла для вычисления имени файла. В случае «отправлять по эл. почте» система создаст документ «Электронное письмо» с вложением в качестве XML-файла, и откроет окно нового электронного письма. Выгрузка в варианте «отправлять по эл. почте» выполняется лишь при наличии у контрагента - поставщика «Адреса электронной почты для обмена электронными документами». Занесение электроннго адреса допустимо в форме справочника «Контрагенты»
(панель «Контакты»).

Одной из традиционных форм хозяйственных связей торговли с производством в условиях плановой, административной экономики была система заявок и заказов, представляемых торговыми организациями и предприятиями производителям товаров и планирующим органам.

Заявки и заказы имели целью способствовать правильному определению объема и структуры планов производства товаров, планомерной увязке производства товаров со спросом населения.

Заявка - документ торговых организаций (предприятий), отражающий их потребность в товарах.

В отличие от заявок заказ - требование к поставщику изготовить и поставить в конкретные сроки определенные товары, необходимые для удовлетворения спроса населения. В сущности, заказ на поставку товаров - это дальнейшая конкретизация заявки, посредством которой торговые организации сообщают конкретным поставщикам развернутый ассортимент товаров, подлежащих поставке на предстоящий период (в пределах выделенных лимитов или в количествах, определяемых потребностями заказчика). Представленный покупателем заказ служит основанием для определения таких условий договора, как количество, ассортимент, качество, сроки поставки. Поэтому представление заказа по своей сути является предварительной стадией к заключению договора поставки и его правомерно рассматривать как преддоговорный документ. При принятии поставщиком заказа к исполнению он фактически превращается в договор поставки.

В условиях перехода к рыночной экономике организационные формы и содержание заявок и заказов видоизменяются, они утрачивают планово-директивный характер централизованного регулирования хозяйственных связей и превращаются в коммерческие инструменты локального регулирования хозяйственных взаимоотношений поставщиков и покупателей. В рыночных условиях заявка необходима изготовителю (поставщику) товаров как документ, информирующий о выявленной потребности в товарах и ориентирующий производителя на выпуск нужных населению товаров. Однако в отличие от административно-командного управления, когда существовала громоздкая бюрократическая система централизованного представления и обобщения заявок в вышестоящих министерствах (ведомствах) и планирующих органах, в условиях рынка необходимость централизованного представления заявок отпадает и они сохраняют свое значение как форма взаимоотношений предприятий-изготовителей и покупателей (потребителей) на горизонтальном уровне.

При этом заказ как оперативный, преддоговорный документ, дающий начало коммерческим взаимоотношениям по поставкам товаров, в условиях рыночных отношений также необходим, особенно при организации прямых хозяйственных связей между поставщиками (изготовителями) и покупателями товаров.

В ст. 527 ГК РФ заказ предусмотрен при заключении государственного контракта на поставку товаров для государственных нужд. Именно на основе заказа государственного заказчика на поставку товаров для государственных нужд, принятого поставщиком (исполнителем), заключается государственный контракт.

Если клиент обращается к нам с просьбой продать ему продукцию или оказать услуги, и мы эту просьбу намерены удовлетворить - то в системе оформляется документ Заказ клиента:

В шапке заказа указываются основные его параметры (клиент/партнер, соглашение/договор, организация-поставщик, склад, а также статус, состояние, порядок оплаты, приоритет), а в табличной части заполняются товары:

Для подбора номенклатуры в табчасть используются разнообразные инструменты. Цена на номенклатуру может быть автоматически заполнена из заданного ранее , с возможность ручной корректировки .

Вопрос 1.62 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. В системе предусмотрены следующие варианты использования заказов клиентов:

1. Заказ как счет
2. Заказ со склада
3. Заказ со склада и под заказ
4. Варианты 2 и 3
5. Варианты 1 и 2 и 3

1. Наше намерение продать указанную в заказе номенклатуру
2. Варианты 1 и 2
3. Варианты 2 и 3
4. Варианты 1 и 2 и 3

Проверено. Верный ответ - шестой. "Намерение продать" следует из самой идеологии системы; при проведении же заказа система фиксирует потребности к обеспечению и планируемую задолженность:

Вопрос 4.2 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Оформление заказа клиента в системе (в статусе "К выполнению") означает :

1. Намерения клиента купить указанную в заказе номенклатуру
2. Формирование потребностей по обеспечению заказа
3. Возникновение планируемой задолженности клиента
4. Варианты 1 и 2
5. Варианты 2 и 3
6. Варианты 1 и 2 и 3

Верный ответ - шестой, аналогично предыдущему вопросу.

Вопрос 4.5 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. При создании заказа (поставщику/клиента) подобрать контрагента можно :

1. По первым буквам наименования
2. По первым цифрам ИНН
3. По последним цифрам ИНН
4. Варианты 1 или 2
5. Варианты 1 или 3
6. Варианты 1 или 2 или 3

Проверено. Верный ответ - четвертый. Проверим. Подбор по первым буквам работает:

И по первым цифрам ИНН:

По последним цифрам ИНН контрагент не подберется.

Вопрос 4.6 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. При создании заказа (поставщику/клиента) подобрать партнера можно :

1. По первым буквам наименования
2. По первым цифрам ИНН
3. По последним цифрам ИНН
4. Варианты 1 или 2
5. Варианты 1 или 3
6. Варианты 1 или 2 или 3

Верный ответ - четвертый. Аналогично, по буквам подбирает:

По первым цифрам ИНН подбирает (при условии, что для данного партнера задан контрагент):

По последним цифрам ИНН не найдет.

Вопрос 4.7 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. При создании заказа (поставщику/клиента) без использования договоров, но с использованием соглашений, валюта документа:

1. Обязательно должна совпадать с валютой соглашения
2. Может отличаться от валюты соглашения
3. Валюта в документе не устанавливается, а берется из соглашения
4. Валюта в документе не устанавливается, используется валюта управленческого учета

Проверено. Верный ответ - второй. Пусть в заказе указано соглашение с валютой рубли:

В самом заказе, укажем валюту - кроны:

Для сравнения, цена этой номенклатуры в рублях:

Вопрос 4.28 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Сделка с клиентом может быть указана в документах :

1. Заказ клиента
2. Заказ на производство
3. Заказ на сборку (разборку)
4. Варианты 1 и 2
5. Варианты 1 и 3
6. Варианты 1 и 2 и 3

Вопрос 4.3 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.

1. Зарезервирован на складе
2. Закупаться обособленно (с указанием данного заказа клиента)
3. Размещен в заказах на производство
4. Варианты 1 и 2
5. Варианты 2 и 3
6. Варианты 1 и 2 и 3

Проверено. Верный ответ - четвертый.

1. Зарезервирован на складе
2. Отражен в графике движения товаров
3. Размещен в заказах на разборку (для получения нужных комплектующих)
4. Варианты 1 и 2
5. Варианты 2 и 3
6. Варианты 1 и 2 и 3

Проверено. Верный ответ - четвертый.

Перейдите в раздел меню "Продажи", пункт меню "Заказы покупателей".

Рассмотрим подробно, процесс формирования заказа поставщику:

Укажите в карточке товара поставщика, для этого откройте карточку товара в режиме «Редактирования» (раздел Справочники, пункт "Товары и услуги"), перейдите в раздел "Дополнительно" и выберите контрагента.

Обратите внимание:

Поле поставщик не обязательно для заполнения. Составлять заказы поставщикам на основании заказов от покупателей можно и без их заполнения.

Поле поставщик указывается, если данный товар поступает только от одного поставщика.

Поле поставщик можно заполнить при импорте товаров.

Выберитезаказы покупателей, по которым хотите оформить заказ поставщику. Для этого отметьте флажками необходимые заказы:

Нажмите кнопку "Изменить" и в выпадающем списке выберите пункт меню "Создать заказы поставщикам".

В открывшемся окне выберите вариант формирования заказа поставщикам и нажмите кнопку "Создать заказы поставщикам":

Без учета остатков на складах,

С учетом остатков на складах.

После нажатия кнопки "Создать заказы поставщика" выведется окно со списком сформированныхзаказов Посмотреть заказы можно в разделе "Закупки", пункт меню "Заказы поставщикам".

При формировании заказов поставщику все товары из заказов покупателей будут автоматически распределены. Если в карточке товара указан основной поставщик, то товар попадет в заказ по этому поставщику. Если в карточке товара не указан основной поставщик, то товар попадет в заказ «Без поставщика» и его потребуется выбрать вручную.

При наличии в заказах покупателей одинаковых товаров, в заказ поставщику товар попадет одной строкой, количество будет суммироваться.

Отправьте заказ поставщику электронным письмом, для этого нажмите кнопку "Email".

Заказы покупателей в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 используются для планирования процесса продажи товаров нашим клиентам.

Сами заказы располагаются в разделе «Продажи» . По команде «Заказы клиентов» мы переходим в журнал соответствующих заказов. В верхней части данного журнала приведены команды быстрого отбора. Например, это текущее состояние заказа, срок выполнения заказа, а также ответственный менеджер. Создать заказ можно непосредственно из данного журнала.

Настраивается механизм использования заказов в разделе «Нормативно-справочная информация и администрирование» . В настройке разделов «Продажи» , в группе «Оптовые продажи» есть флаги, которые отвечают за соответствующие опции. Например, основной флаг - это «Заказы клиентов» . Установка данного флага позволяет активировать использование в программе 1С Управление торговлей 11 заказов клиентов.

• Также необходимо выбрать, как данные заказы будут использоваться. Возможны три опции: Первая - «заказ как счет» . При установке данного флага заказ будет использоваться исключительно для печати счетов для наших клиентов, и на основании такого заказа товар не будет резервироваться, не будет контролироваться исполнение заказов клиента.
• Также заказ можно использовать для резервирования товаров, имеющихся на складе. Для этого устанавливается опция «заказ только со склада» . По таким заказам клиентов уже можно контролировать их исполнение. Можно планировать оплату, и с помощью этих заказов можно резервировать товар на складах.
• Третья опция - это «заказ со склада и под заказ» . От предыдущей она отличается тем, что можно резервировать товар, отсутствующий в данный момент на складе, и таким образом формировать потребность в данном товаре. И, в дальнейшем, на основании этой потребности, можно будет сформировать заказы поставщику. При поступлении товара он автоматически попадет в резерв под данный заказ.

Также для управления заказами используется еще несколько опций, а именно - «не закрывать частично отгруженные заказы и заявки» , «не закрывать частично оплаченные заказы и заявки» . Если данные флаги установлены, то менеджер не сможет закрыть соответствующие заказы до выполнения указанного условия.

Флаг «причины отмены заказов клиентов» позволяет активировать в программе 1С Управление торговлей справочник «Причины отмены заказов клиентов» . И при установке соответствующего флага в заказах клиентов необходимо будет указывать причину, по которой происходит отмена данного заказа.

Второй способ создания заказов клиентов - это выполнение соответствующего шага при использовании сделок с клиентами. При использовании управления сделками с клиентами. Например, сейчас у меня на начальной странице в списке моих задач установлена задача - Сформировать заказ по сделке .

Открыв соответствующую команду, у меня есть команда «создать заказ» . Воспользовавшись данной командой, программа 1С Управление торговлей 11 на основании уже введенной на предыдущих этапах по нашей сделке информации формирует заказ клиента.

Вся основная информация у нас уже заполнена. Давайте посмотрим. Поля «клиент», «контрагент» и «соглашение» являются обязательными. Конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 не позволит сохранить и провести документ без указания данной информации. Также у нас уже заполнены: вид операции «реализация»; организация, от имени которой будет происходить продажа товара; склад, с которого планируется продажа.

По гиперссылке «Оплата» мы открываем правила оплаты. Сейчас они у нас не заполнены. Можно воспользоваться командой «Заполнить по соглашению» , и основании соглашения с клиентом будет заполнена соответствующая информация. В нашем случае, это - «аванс (до обеспечения)» и «предоплата (до отгрузки)». Перенесем данную информацию в наш заказ покупателя.

Перейдем на основную вкладку «Товары» и посмотрим, какая информация у нас здесь отражена. На основании оформленного на предыдущем этапе нашей сделки коммерческого предложения, утвержденного и согласованного, у нас заполнилась табличная часть, в которой мы видим перечень нашей номенклатуры, количество, цены, автоматические скидки (ручные скидки здесь не применялись) и сумму (ставку НДС).

В самой последней правой колонке как раз устанавливаются флаги «отменено», и необходимо будет указать «по причине». Если мы ставим такой флаг, необходимо будет из списка заранее введенных причин указать причину, по которой отменяется соответствующая позиция. Данная строка подсвечивается серым цветом, что обозначает отмену данной позиции.

Также в заказе покупателя есть два важных поля, влияющих на поведение программы 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2, а именно - «статус заказа» . У нас сейчас доступны 3 статуса:

• Статус «на согласовании» - в данном статусе заказ не делает никаких движений. Товар не резервируется, пока заказ не будет согласован.
• Статус «к выполнению» , который установлен сейчас, говорит о том, что заказ находится сейчас в стадии выполнения, то есть по нему планируется оплата, отгрузка и обеспечение резервирования товара.
• Статус «закрыт» говорит о том, что заказ закрыт и дальнейшая работа с ним не ведется.

Также возможно установить приоритеты, что является дополнительной аналитикой при работе с заказами клиентов. И основное поле, на которое стоит обращать внимание, это - «действия» . В данном случае у нас по всем позициям заполнено действие «к обеспечению» . Можно воспользоваться соответствующим помощником, в котором мы устанавливаем флаги. Например, доступные действия:

• «Не обеспечивать» заказ, тогда по данному заказу не рассчитываются потребности, товар не планируется к закупке.
• «К обеспечению» (то, что установлено у нас сейчас) - говорит о том, что по данному заказу начинается работа, и потребность в данном товаре будет определяться в заказах поставщику.
• «Резервировать по мере поступления» - говорит о том, что по заказу необходимо зарезервировать товар по мере его поступления на склад в случае его отсутствия.
• «Резервировать на складе» . Данный товар будет резервироваться из свободного остатка на складе.
• И действие «Отгрузить» говорит о том, что товар уже можно непосредственно отгружать.

У нас есть еще один помощник - «Состояние обеспечения заказа» . Перейдя к нему, мы можем увидеть, какие номенклатурные позиции у нас находятся в документе, что зарезервировано, что находится в обеспечении, какие действия возможно совершить (например, товар у нас есть на складе, его можно зарезервировать, и также, какой склад используется в данном случае).

На вкладке «дополнительно» указывается сделка, по которой оформляется наш заказ; ответственный менеджер; подразделение, в котором работает ответственный менеджер; валюта; флаг «цена включает НДС» и налогообложение - то, что продажа облагается НДС.

На вкладке «Товары» необходимо заполнить предполагаемую дату отгрузки. В данном случае у нас установлен флаг «отгружать одной датой» . Если мы его снимем, то предполагаемая дата отгрузки будет указываться в каждой строке нашего товара. Установим сегодняшнюю дату, и такой заказ в состоянии «к выполнению» можно провести и закрыть.

Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 говорит, что не удалось провести заказ. Разберемся с причинами отказа. В данном случае произошел контроль программы 1С Управление торговлей над заказами клиента, а именно - программе не понравилось то, что мы пытаемся поставить товар «к обеспечению», хотя у нас по данному заказу первая позиция оплаты «аванс (до обеспечения»). То есть, пока по данному заказу не поступит соответствующий аванс, товарные позиции «наш товар» не направляются в работу, и мы их не можем зарезервировать и не можем разместить их «к обеспечению» нашему поставщику. Поэтому по всем строкам я устанавливаю действие «не обеспечивать» , и уже такой заказ пытаюсь повторно провести.

Конфигурация 1С Управление торговлей версия 11.2 провела данный заказ и соответствующую задачу - «сформировать заказ по сделке» - отмечаем как выполненную.

Программа 1С Управление торговлей 11 переводит нас на следующий этап по нашей сделке, а именно - «подтвердить обязательства по сделке» .

Таким образом, в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется работа с заказами клиентов как в рамках управления сделками, так и вне рамок управления сделками.