Учет приходных кассовых ордеров. Компания не ведет журнал учета пко и рко

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации.
Унифицированная форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Скачать образец заполнения КО-3 (Excel): стр.1 стр.2

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить журнал регистрации КО-3

Журнал должен быть заполнен либо кассиром, либо другим работником бухгалтерии. Титульный лист КО-3 должен содержать:

Присвоенный организации код ОКПО,

Наименование организации,

Наименование структурного подразделения организации с указанием присвоенного ему кода (если код не присваивается, то ставится прочерк),

Период, на который заводится журнал регистрации,
- должность и ФИО сотрудника, ответственного за ведение данного журнала.

Заполнение рабочих листов журнала.
Рабочий лист состоит из двух частей: приходные и расходные документы. В графах 1-2 и 5-6 указывается дата и номер документа. В графах 3 и 7 указывается сумма наличных денежных средств, поступивших или выданных из кассы. В графах 4 и 8 указывается краткое примечание, описывающее операцию по приёму или выдаче денежных средств (например, з/плата за июль 2012, возврат аванса и т.п.).

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Приходные и расходные ордера - это главные первичные документы в кассе любой организации. Каким образом следует вести учет и контроль этих важных бумаг, и как заполнять кассовый журнал без ошибок? Читайте в этой статье.

Заполнять кассовые документы по приходу и расходу наличных денежных средств обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса и операции по ней. Таких подавляющее большинство, ведь несмотря на распространение электронных средств для безналичных расчетов, наличность на мелкие хозяйственные нужды обычно бывает нужна. А значит, большинству организаций необходим и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров . Поэтому познакомимся с ним подробнее.

Форма журнала

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов представляет собой учетную книгу, в которую необходимо вносить информацию и реквизиты всех выданных кассиром документов. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 . Она называется № КО-3, но при желании организации могут ее не использовать и разработать собственный вариант. Ведь с 2013 года применение таких унифицированных форм первичных учетных документов является рекомендованным. Хотя остальные кассовые бумаги, в частности те же кассовые одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012 , являются обязательными именно в утвержденной форме.

Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно. В силу статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике. Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике). Однако это всегда книга, которая обязательно должна быть пронумерована сквозным способом и прошита. Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:

1. Для приходных ордеров.
2. Для расходных ордеров.

Ведутся они одновременно. Информацию о приходе принято располагать справа листа, а о расходе — слева. Вести регистр законодательство разрешает не только на бумаге, но и в электронной форме. В этом случае должна существовать возможность распечатать заполненный бланк и сформировать его за определенный период времени. Кроме того, можно не применять бумажные копии, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он сможет заверять записи.

Заполнение кассового журнала: образец

На титульной обложке, вне зависимости от того, применяется самостоятельно разработанный или рекомендованный бланк журнала регистрации приходных и расходных документов, должно быть наименование организации, ее структурного подразделения, где расположена касса, и название самой формы. Кроме того, нужно написать дату, когда начато ведение бланка, и данные ответственного за него лица (должность и ФИО). Выглядеть это будет так:

Внутри бланка необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации по каждому кассовому ордеру:

• номер ордера и дата его составления;
• сумма расхода или прихода;
• примечания, в котором будет указано краткое назначение выданной или полученной денежной суммы.

Номера приходным и расходным ордерам необходимо присваивать отдельно по каждому из этих видов кассовых бумаг. Сквозная нумерация прихода и расхода не допускается.

Онлайн-кассы

На вопрос, нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс, ответ однозначен — нет. Фиксация операций и присвоение номеров чеков осуществляет в автоматическом режиме фискальный накопитель устройства. Поэтому никаких дополнительных учетных регистров в этой ситуации не предусмотрено. До внедрения контрольно-кассовой техники с функцией передачи данных онлайн кассиры-операционисты вели журналы регистрации приходных и расходных ордеров, в которых записывали данные о выручке, теперь эта обязанность для них отменена. Соответствующие разъяснения по этому поводу давал Минфин России в письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Ответственность

Хотя данный учетный регистр и является обязательным для всех организаций, за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Но если он не ведется, это можно считать нарушением порядка ведения бухучета в организации.

Бухгалтерский учет на предприятии невозможно вести без утвержденных бланков документов. К этому перечню относится книга регистрации , ее утвержденная форма называется КО-3. Этот журнал предназначен для регистрации всего документооборота, связанного с расходами и приходами в кассу предприятия. С помощью этой книги вести бухгалтерский учет значительно проще. Она регулирует порядок в документообороте и упрощает вычисление конечного сальдо на любой период.

Перед оформлением любой операции должностное лицо фиксирует каждую бумагу, оформленную для движения активов в журнале. Сюда заносят данные о и , ведомостях на заработную плату, документах на выдачу кассовых средств, оплату текущих счетов, приходах средств извне. Ведение журнала возможно в электронном и печатном виде или написанном от руки.

Все листы должны быть пронумерованными и закреплены печатью предприятия. Журнал заводят на определенный период: на год, квартал или месяц. Эти параметры устанавливают сами организации.

Кто имеет право его заполнять

Журнал заполняет кассир или назначенный сотрудник бухгалтерии, знакомый с порядком заполнения. Ответственного за ведение учета денежных средств назначает руководитель предприятия, с сотрудником заключается договор о материальной ответственности.

Неправильное заполнение отчетности государственного образца, выявленное при внешних и внутренних аудиторских проверках, приводит к значительным штрафам и административной ответственности. Исправления и отсутствие обязательных записей считается недопустимым.

Какую отчетность в нем регистрируют

Занесению в книгу подлежат все акты, подтверждающие движение денег:

• Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, оформляемый при выдаче денежных средств из кассы. Ордер должен иметь подпись главного бухгалтера и руководителя подразделения.
• Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ, подтверждающий поступление средств на баланс. Этот документ выписывают в одном экземпляре, а отрывную квитанцию отдают лицу, сдавшему деньги в кассу.
• Ведомость на выдачу заработной платы отражает фактическую выплату зарплаты сотрудникам организации. Она должна быть подписана главным бухгалтером и директором предприятия. Такой документ фиксируют как расходные средства, а в случае депонирования заработной платы регистрируют как поступление средств и на эту сумму создают приходный кассовый документ.

Перед регистрацией акта ответственное лицо обязано проверить правильность заполнения и наличие подписи и печати уполномоченного лица.

О том, как сформировать данный журнал в программе 1С, вы можете посмотреть на видео:

Порядок заполнения

Основа учетной книги — это ее титульный лист. Кроме названия самого документа на него заносят следующие реквизиты:

• название предприятия, на котором осуществляется учет;
• (общий классификатор предприятий и организаций);
• дата начала ведения документа и период, на который его заводят;
• ФИО ответственного за заполнение с указанием должности.

Следующие листы книги содержат одинаковые таблицы для заполнения. В них содержится восемь пунктов, 4 из них относятся к статье расходов и еще 4 — к приходам:

• 1 столбец – дата оформления приходного ордера;
• 2 столбец – порядковый номер документа;
• 3 столбец – сумма оприходованных денежных средств;
• 4 столбец – примечание, в котором фиксируют источник денежных поступлений;
• 5 столбец – дата оформления расходного ордера;
• 6 столбец – порядковый номер документа;
• 7 столбец – сумма расходных денежных средств;
• 8 столбец – примечание, в котором указывают, на что расходуют средства или для кого они предназначены.

Все денежные потоки должны контролироваться и учитываться, как известно, деньги любят счет. Данный процесс было бы невозможно осуществлять без документального подтверждения. В связи с этим законодательством РФ установлены формы документов, сопровождающих все операции с финансами и стандарты их оформления.

Единые формы и бланки приняты для так называемой простоты общения между компаниями и различными государственными структурами. Трудно даже представить, сколько времени и сил понадобилось бы затратить контролирующему лицу, разбираясь в записях на полях старых газет и в потрепанных блокнотах.

Все существенные финансовые операции совершаются через кассу компании, основываясь на письменном распоряжении из бухгалтерии. Кассир наделен , за состояние вверенной ему наличности и отчитывается за свои действия путем , считающихся письменным доказательством свершения любых хозяйственных операций.

Приходная и расходная кассовая документация: понятие и назначение

Средства, поступившие в кассу компании, фиксируются (ПКО). А выданные кассиром, (РКО) соответственно. Вместо расходника, распоряжением к выплате наличных из кассы, могут послужить , или заявления на выдачу финансов.

Каждый такой документ обладает своим цифровым кодом , присвоенным ему согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОК 11-93):

Любые документы кассовой отчетности содержат следующие обязательные реквизиты :

• Название и адрес компании;
• Характер операции;
• Стороны, принимавшие участие в сделке;
• Дату и время составления (совершения операции) и порядковый номер документа;
• Сумма наличности (цифрами и прописью);
• ФИО и подпись ответственного лица.

Кассовая документация оформляется в бухгалтерии, сотрудником, назначенным письменным приказом руководства. Затем они вручаются кассовому работнику для проведения операции. Он в свою очередь, перед выдачей финансов обязан убедиться в правильном оформлении документов и в подлинности подписи распорядителя (главбуха, директора и т.д.)

При получении наличности кассиром, корешок ПКО должен быть подписан и передан лицу, оплатившему сумму, а сам ордер, подписанный этим лицом, останется у кассира. Расходник подписывается человеком, получившим средства, и визируется штампом «Оплачено», иначе доказать факт выплаты будет невозможно.

Перед закрытием трудовой смены, основываясь на расходниках и приходниках, подсчитывается остаточная сумма налички в кассе компании, по формуле:

ОНКС= ОННС + Приход – Расход,
где ОНКС – финансовый остаток на конец смены,
ОННС – финансовый остаток на начало смены.

Приход – суммарная величина всех ПКО за рабочую смену, расход – всех РКО соответственно.

Пересчитанная фактическая наличность должна совпасть с документальным остатком копейка в копейку, хотя в некоторых учреждениях допускается погрешность, определенная . Переправления и зачеркивания в таковых документах не допустимы, при любых ошибках документ ликвидируется и оформляется заново.

О применении ПКО рассказано в следующем видеосюжете:

Назначение журнала

Перед передачей кассовому сотруднику тот или иной документ обязательно регистрируется в журналах приходных/ расходных кассовых документов. Фиксацию выполняет сотрудник бухгалтерии или другое ответственное лицо, определенное приказом руководителя компании.

Делается это с той целью, чтобы в руки к кассовому работнику не попал поддельный документ, и капитал не был потрачен мошенническим путем. В конце трудовой смены производится сверка зарегистрированных бумаг с ордерами, опираясь на которые действовал кассир в процессе всего дня.

Для каждой организации устанавливается кассовый лимит , превышать который категорически запрещено. Все наличные средства, сверх этого лимита должны храниться в банке. Определяется размер лимита Центробанком и обсуждается с руководством компании, в индивидуальном порядке.

Ведение регистрационного журнала позволяет определить денежный остаток в кассе на любой момент, что облегчает и ускоряет работу контролирующих органов во время проверки.

Регулирование ведения финансовых расчетов является прерогативой Центробанка РФ, им утверждены нормативные акты, коими руководствуются все учреждения, оформляя кассовую документацию.

Это положения о:

• порядке ведения кассовых операций в РФ;
• правилах организации обращения денежной наличности на территории РФ.

Цель этих нормативных актов очевидна: определение общих правил по работе с денежным капиталом в пределах РФ, а ведение регистрационного журнала позволяет соблюдать установленный порядок, упростить отчетность, избежать подделки и утери первичных документов.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Правила оформления

Журнал заводится на этап времени, определенный уставом компании. Все его страницы должны нумероваться, и закрепляться печатью предприятия.

Титульный лист учетной книги непременно содержит определенную информацию:

Что касается сроков хранения , регистрационная книга относится к типовым управленческим архивным документам и должна храниться на предприятии в течение пяти лет после окончания отчетного периода (конечной даты ведения журнала).

Согласно Федеральному закону №402 от 06/12/11г компания обязана создать оптимальные условия для хранения архивных документов и предоставить любой из них по первому требованию контролирующего органа.

В случае возникновения спорных вопросов и судебных разбирательств, подобные документы хранятся в архиве до выяснения всех обстоятельств и прекращения судебного делопроизводства.

Нарушителям правил кассовой дисциплины и ведения денежных операций грозит административная ответственность в виде штрафа (ст15п1 КоАП РФ):

• Должностным лицам от четырех до пяти тысяч рублей.
• Организациям и юридическим лицам от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Данные цифры являются убедительным призывом соблюдать порядок в кассовых документах и избегать различных недоразумений и ошибок в ведении отчетности.

Порядок заполнения Журнала в 1С рассказан в данном видео уроке:

Приходные и расходные кассовые документы, на основании которых происходит получение и выдача наличных денег из кассы, нужно фиксировать в специально для этого созданном журнале, который именуется журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Скачать данный бланк можно ниже. Унифицированная форма журнала – КО-3. Несмотря на то, что заполнение журнала КО-3 не должно вызывать никаких затруднений, все-таки в этой статье остановимся подробнее на особенностях оформления.

Данная типовая форма должна присутствовать на каждом предприятии, которое осуществляет . Все поступающие и выбывающие с предприятия кассовые документы должны быть зарегистрированы в журнале. Сюда можно отнести приходные кассовые ордера (образец ордера КО-1 можно скачать ), расходные ордера (образец ордера КО-2 можно скачать ), платежные ведомости.

Регистрируются документы в момент их составления, при этом им присваивается порядковый номер согласно журналу регистрации.

Образец заполнения журнала КО-3

Титульный лист формы КО-3 содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• ОКПО;
• структурное подразделение, если в журнале ведется учет только для конкретного подразделения;
• год – журнал КО-3 заводится в начале года и действует в течении календарного года, поэтому здесь указываем текущий год учета кассовых документов;
• ответственное лицо – должность и ФИО лица, ответственного за ведения журнал, например, бухгалтер.

Образец заполнения обложки журнала КО-3 смотрите ниже.

Сам журнал состоит из множества однотипных листов, содержащих таблицу. В этой таблице и следует регистрировать входящие и исходящие кассовые документы в течении года.